Excel и Google Таблицы работают, пока учеников немного. Но с ростом центра таблицы превращаются в источник ошибок: цифры не сходятся, долги теряются, а история ученика исчезает вместе с удалённой строкой. Разберём, как перейти на CRM и ничего не потерять.
Где Excel начинает подводить
- Дубли и рассинхрон: одни и те же данные в разных файлах расходятся.
- Долги видно только вручную — узнаёте о них в конце месяца.
- Удалили строку ученика — потеряли всю историю оплат и оценок.
- Нет прав доступа: любой, у кого есть файл, видит всё.
- Никаких авто-уведомлений родителям о пропусках и долгах.
Что перенести в CRM в первую очередь
- Ученики и группы (с уровнем, ментором и ценой).
- Менторы и расписание занятий.
- Текущие оплаты и, главное, открытые долги.
- История посещаемости хотя бы за текущий период.
Как перейти и ничего не потерять
Не переносите всё сразу и не бросайте Excel в первый день. Самый безопасный путь — параллельный запуск на одну-две недели: вносите данные в CRM и сверяете с таблицей, пока не убедитесь, что всё сходится.
- Заведите филиалы и группы.
- Перенесите активных учеников и распределите по группам.
- Внесите открытые долги — так вы сразу увидите реальную картину.
- Подключите родителей по одноразовому Telegram-коду.
- Неделю ведите параллельно с Excel и сверяйте выручку и долги.
С чего начать
Начните с одной группы: заведите её, примите пару оплат, отметьте посещаемость — и сравните с тем, как это было в таблице. В LevelUp Academy первая неделя бесплатна и без карты, так что попробовать миграцию можно без риска.
Начните с одной группы, проверьте процесс, а затем перенесите весь центр.