Как перейти с Excel на CRM для учебного центра

Excel и Google Таблицы работают, пока учеников немного. Но с ростом центра таблицы превращаются в источник ошибок: цифры не сходятся, долги теряются, а история ученика исчезает вместе с удалённой строкой. Разберём, как перейти на CRM и ничего не потерять.

Где Excel начинает подводить

• Дубли и рассинхрон: одни и те же данные в разных файлах расходятся.
• Долги видно только вручную — узнаёте о них в конце месяца.
• Удалили строку ученика — потеряли всю историю оплат и оценок.
• Нет прав доступа: любой, у кого есть файл, видит всё.
• Никаких авто-уведомлений родителям о пропусках и долгах.

Что перенести в CRM в первую очередь

• Ученики и группы (с уровнем, ментором и ценой).
• Менторы и расписание занятий.
• Текущие оплаты и, главное, открытые долги.
• История посещаемости хотя бы за текущий период.

Как перейти и ничего не потерять

Не переносите всё сразу и не бросайте Excel в первый день. Самый безопасный путь — параллельный запуск на одну-две недели: вносите данные в CRM и сверяете с таблицей, пока не убедитесь, что всё сходится.

• Заведите филиалы и группы.
• Перенесите активных учеников и распределите по группам.
• Внесите открытые долги — так вы сразу увидите реальную картину.
• Подключите родителей по одноразовому Telegram-коду.
• Неделю ведите параллельно с Excel и сверяйте выручку и долги.

С чего начать

Начните с одной группы: заведите её, примите пару оплат, отметьте посещаемость — и сравните с тем, как это было в таблице. В LevelUp Academy первая неделя бесплатна и без карты, так что попробовать миграцию можно без риска.